Yangperlu diperhatikan : 1) Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja) 2) Papan nama petunjuk yang diperlukan. 3) Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat. 4) Tata lampu yang mencukupi kebutuhan. Penjelasan mengenai perangkat keras sudah disebutkan, namun masih perlu diingat mengenai : B Kegiatan Analisis Jabatan 1. Pengumpulan Data a. Pada tahap ini, TPAJ melakukan pengumpulan data untuk mendapatkan fakta-fakta dan keterangan dari pemegang jabatan, para pimpinan unit kerja, narasumber, serta sumber data lainnya seperti catatan harian pemegang jabatan, rencana kerja dan laporan pelaksanaan pekerjaan, visi LaporanKeuangan dimaksud setidak-tidaknya meliputi Laporan Realisasi APBN, Neraca, Laporan Arus Kas, dan Catatan atas Laporan Keuangan, yang dilampiri dengan laporan keuangan perusahaan negara dan badan lainnya 2.3 Peran Keuangan Negara Sistim pasar, terutama di dalam perekonomian yang telah berkembang, tidak selalu menimbulkan kesempatan TugasPenting dan Utama Staff Administrasi Bank. Melakukan kegiatan pelayanan kantor, penyediaan pelayanan dan layanan administrasi perkantoran,sesuai ketentuan yang berlaku untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan. Mengelola kas kecil dan kas besar untuk menjadikan dan menyusun data keuangan. kegiatan maksud dan tujuan, tugas dan fungsi badan publik serta unit-unit dibawahnya. 2. Struktur organisasi, gambaran umum tiap satuan kerja, profil singkat pejabat. b. Ringkasan informasi tentang program dan/atau kegiatan yang sedang dijalankan dalam lingkungan badan publik yang sekurang-kurangnya terdiri atas: 1. Nama program/kegiatan; 2. tUK3j. A. Agenda Kegiatan Pimpinan Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari kegiatan keprotokolan yang mempunyai mengatur kegiatan - kegiatan kerja pimpinan dalam rangka menciptakan efisien dan efektif. Mengingat seorang pimpinan yang punya pekerjaan utama membuat keputusan yang terkait dengan manajemen penyelesaian pekerjaan pimpinan biasanya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatan ini tidak mungkin dikelola dan dikoordinasikan sendiri, sehingga pimpinan memerlukan bantuan sekretaris. Untuk itu, seorang sekretaris dituntut untuk selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan aktivitas pimpinan. Dalam hal ini, soal waktu sangat memegang peranan penting dalam hal kelancaran kerja pimpinan, terutama pada kegiatan diluar kantor yang melibatkan pihak agenda kerja pimpinan mengelola kegiatan kerja pimpinan agar membuat pimpinan dapat melaksanakan kegiatan - kegiatan rutin tanpa menghambat tugas penting yaitu membuat kebijaksanaan yang mengefektivitas manajemen organisasi kerja. Agenda kerja pimpinan disusun oleh sekretaris pimpinan dengan cermat sehingga tidak menghambat aktivitas pimpinan yang harus dilaksanakan sesuai manajemen waktu secara optimal. Bentuk agenda adalah susunan kegiatan yang diurutkan menurut waktu pelaksanaan dan skala prioritas pekerjaan yang akan dilakukan pimpinan. Untuk itu seorang sekretaris pimpinan harus memiliki kemampuan dalam mengelola kegiatan - kegiatan yang akan dilaksanakan pimpinan dalam sehari - hari dalam mengendalikan manajemen organisasi kerja agar sesuai dengan tujuan manajemen yang telah ditetapkan. Sekretaris harus mampu membuat agenda kegiatan atau jadwal acara pimpinan agar jadwal acara benar-benar mendukung kegiatan pimpinan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu 1. Menerima dan menghimpun surat atau informasi berkaitan dengan acara pimpinan,2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan yang bersifat harian, mingguan, bulanan,3. Memberikan jawaban secara tepat terhadap pertanyaan yang berkaitan dengan jadwal kegiatan pimpinan,4. Mengingatkan pimpinan tentang setiap kegiatan pimpinan,5. Selalu mengikuti kemungkinan adanya perubahan acara atau pimpinan secara umum dapat dijadwalkan oleh sekretaris melalui tiga jenis jadwal, yaitu 1. Jadwal acara harian,2. Jadwal acara mingguan,3. Jadwal acara Jadwal Acara Harian, Mingguan, dan Bulanan No Hari / Tgl Kegiatan Tempat Waktu Ket. Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu1. Berdasarkan urutan waktu pelaksanaannyaJadwal dibuat berdasarkan urutan waktu pelaksanaan serta jenis kegiatan yang herus dikerjakan atau dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya. Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri tingkat urgensiJadwal disususn berdasarkan waktu pelaksanaan terlebih dahulu. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaa yang menurutnya penting, sedangkan kegiatan yang tidak begitu penting kan ditinggalkan atau didelegasikan kepda pejabat mencapai tugas-tugas yang efektif, produktif, dan efisien, sekretaris harus membuat perencanaan kerja yang berkualitas, perencanaan kerja sekretaris adalahkegiatan sekretaris untuk menggambarkan secara umum beberapa hal yang akan dilakukan dalam rencana kerja sekretaris dilaksanakan melalui proses sebagai berikut 1. Menentukan maksud dan tujuan yang jelas,2. Menentukan berbagai alternative,3. Mengatur sumber daya yang diperlukan,4. Menentukan organisasi, metode, dan prosedurr,5. Menentukan pelaksanaan penyusunan agenda kerja pimpinan Urutan penyelenggaraan agenda kerja pimpinan terdiri dari Membuat date line and reminder, yaitu catatan pesan secara umum yang dibuat menurut bulan, tanggal dan jam, serta kegiatan yang menjadi sumber informasi untuk menyusun jadawal kerja pimpinan dan jadwal perjalanan dinas/ bisnis pimpinan. Date line and reminder diisi berdasarkan data dari buku tamu, buku janji temu, surat janji temu, dan pesan telepon yang terkait dengan kegiatan kerja pimpinan Membuat jadwal kerja pimpinan, yaitu menyusun rincian kerja kerja yang terjadwal terkait kegiatan kerja yang berlangsung di kantor dan di dalam kota sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan kerja pimpinan agar tercipta efektifitas penyelesaian pekerjaan manajemen. daftar ini dibuat berdasarkan date line and reminder. Membuat jadwal perjalanan dinas / bisnis, menyusun daftar kegiatan yang akan dilakukan pimpinan di luar kota, dan luar negeri. Daftar ini dibuat merupakan jabaran yang tertulis di date line and reminder yang telah disusun sebelumnya untuk digunakan bahan dasar untuk susun jadwal perjalanan dinas/ bisnis Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut 1. Menerima dan menghimpun Menyusun jadwal acara kegiatan Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan Mengingatkan acara kegiatan Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan MAESTRO JANEJalan Terubuk No. 21 Telp. 0761 28795Pekanbaru – 28732AGENDA KEGIATAN PIMPINANBulan Februari 2017 No Hari/tanggal Pukul Kegiatan Tempat Keterangan 1 Senin, 5 Februari 2017 Rapat rutin bersama staf Ruang pertemuan Rencana pengembangan usaha 2 Selasa – Rabu, 6 - 7 Februari 2017 Hari ke -1 Rakernas REI di Surabaya Hotel Ibis, Jl. Monginsidi 23, Surabaya, ruang Bugenvil Hari ke-1 Rakernas REI, Hari ke-2 - Kunjungan ke beberapa pemukiman perumahan Surabaya Asri 3 Sabtu, 11 Februari 2017 Menjadi nara sumber pada acara Program Green House Hotel Saphir, Jl. Solo - Yogyakarta ruang Arjuna Permintaan pimpinan cabang REI Surabaya 4 Senin, 13 Februari 2017 Rapat rutin bersama staf Ruang pertemuan Rencana pengembangan usaha 5 Kamis, 16 Februari 2017 Melakukan MOU dengan PT Buana Sakti Novotel Hotel - Yogyakarta , ruang Merpati, Lt. 3 6 Memimpin rapat koordinasi dengan para staf Kantor PT Maestro Jane, ruang 3 7 Jumat, 17 Februari 2017 Menerima kunjungan dari anak cabang perusahaan, PT Larasati Kantor PT Maestro Jane Penjajagan untuk melakukan kerjasama 8 Senin, 20 Februari 2017 Rapat rutin bersama staf Ruang pertemuan Rencana pengembangan usaha 9 Selasa, 21 Februari 2017 Meeting dengan Bpk. Walikota Yogyakarta Kantor Walikota - Yogyakarta Membahas Green City Yogyakarta 10 Kamis, 23 Februari 2016 Kunjungan ke perusahaan anak cabang, PT Bima Sakti PT Bima Sakti Jl. Simanjuntak 56, Yogyakarta 11 Sabtu - Minggu, 25-26 Februari 2017 Perjalanan dinas ke Jakarta Kontrak kerjasama dengan Kantor Pemerintahan DKI Hari ke-1 temu ramah, Hari ke-2 penanda-tanganan kontrak 12 Senin, 27 Februari 2017 Rapat rutin bersama staf Ruang pertemuan Rencana pengembangan usaha 13 Selasa, 28 Februari 2017 Menghadiri rapat REI di Semarang Hotel Santika, ruang Sanjay, lt. 3 B. Membuat Perencanaan KerjaC. Menyusun Jadwal Kegiatan PimpinanD. CONTOH AGENDA KEGIATAN PIMPINAN SELAMA SATU MINGGU MENGATUR JADWAL KEGIATAN PIMPINAN Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah melakukan pengaturan jadwal kerja pimpinan. Agar pekerjaan pimpinan berjalan dengan lancar maka perlu dilakukan penjadwalan dan pengaturan pada pekerjaan pimpinan, sehingga pekerjaan pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalam menyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan pekerjaan pimpinan. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan meliputi1. Teknik Pemanfaatan dan Penggunaan Waktu2. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan3. Identifikasi Serta Pembuatan Jadwal Pimpinan B. Teknik Pemanfaatan dan Penggunaan Waktu Seorang pimpinan perusahaan atau kepala pada instansi pemerintahan tentunya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatannya tidak mungkin dikelola dan dikoordinasi sendiri. Untuk itu seorang pimpinan pastinya memerlukan tenaga administrasi sendiri yang mengurusi segala keperluan pimpinan tersebut. Tenaga administrasi ini sering disebut dengan Sekertaris yang paling penting dalam pengaturan kegiatan seorang pimpinan adalah memanfaatkan waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk itu seorang sekertaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan selalu melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan pimpinan. Pengaturan waktu yang tepat akan memperlancar kerja pimpinan, terutama kegiatan diluar kantor yang melibatkan instansi dalam menentukan waktu kegiatan, misalnya dikarenakan sekertaris dalam menuliskan atau mengecek jadwal pimpinan kurang teliti sehingga salah dalam mengatur jadwal pimpinan. Hal ini dapat berakibat fatal, karena mau tidak mau sekertaris harus membatalkan acara yang telah dirancang atau orang lain akan dibuat kesal oleh keterlambatan atau kegagalan pimpinan untuk dating pada suatu menghidari kesalahan atau tumpang tindih acara, seorang sekertaris harus mencatat secermat dan seteliti mungkin setiap surat permohonan yang masuk. Dengan cara ini, dapat diketahui kegiatan pimpinan mulai dari acara harian, mingguan bahkan bulanan. Dengan begitu kesalahan atau tumbukan jadwal yang disebabkan oleh kelalaian pencatatan waktu dapat dihindari. C. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan Pihak pengundang atau pihak-pihak yang memerlukan kehadiran pimpinan, jauh hari sebelum pelaksanaan acara harus mengirimkan surat permohonan yang isinya berupa 1. Jenis kegiatan yang akan Waktu dan tempat Kedudukan pimpinan dlam acara yang telah diterima oleh sekertaris, dipelajari kemudian disesuaikan dengan jadwal pimpinan yang telah tercatat. Jika terdapat perubahan, baik pembatalan atau penggantian pejabat yang menghadiri, harus secepatnya menulis pemberitahuan kepada pihak pemohon tentang berita tersebut. Sehingga nantinya undangan dari pemohon tetap dapat dihadiri oleh pimpinan maupun yang mewakilinya sehingga tidak mengecewakan pihak yang telah sekertaris harus cermat dan teliti dalam menangani surat permohonan yang masuk untuk pimpinan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pelaksanaan tugas pimpinan. Sekertaris menentukan dan mengatur kapan pimpinan menghadiri sebuah acara/ pertemuan dan acara yang mana yang harus lebih di utamakan untuk di hadiri oleh pimpinan. Selain itu sekertaris harus menentukan siapa yang menggantikan pimpinan saat pimpinan tidak dapat menghadiri sebuah acara. D. Identifikasi Serta Pembuatan Jadwal Pimpinan Tugas Seorang sekertaris sangat beragam, meliputi semua kegiatan pengadministrasian kedinasan yang terdiri atas 1. Pembuatan konsep surat dinas 2. Pembuatan surat 3. Pengiriman surat 4. Pemeriksaan surat yang akan ditandatangani pimpinan. 5. Pemeriksaan surat masuk 6. Pengarsipan surat keluar dan masuk 7. Pengaturan jadwal kegiatan pimpinan. Hal yang dimaksud dengan jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya, diluar rutinitas kantor yang dilakukan dibalik meja kerja di kantor. Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang mempunyai banyak kegiatan sehingga pimpinan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu, sekertaris harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan slake prioritas. Hal yang diprioritaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan di dasarkan pada dua hal yaitu 1. Berdasarkan urutan surat masuk. 2. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri tingkat urgensi. Agar kegiatan pimpinan dapat terlaksana dengan tertib dan lancar, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan, lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya satu minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal terlalu lama, missal bulanan, memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat deprogram. Sedangkan kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain. Uploaded bymeikeayu Nurlaeli 0% found this document useful 0 votes202 views3 pagesCopyright© © All Rights ReservedShare this documentDid you find this document useful?Is this content inappropriate?Report this Document0% found this document useful 0 votes202 views3 pagesBAB 2 Materi 3 Penyusunan Agenda Kegiatan PimpinanUploaded bymeikeayu Nurlaeli Full descriptionJump to Page You are on page 1of 3Search inside document Reward Your CuriosityEverything you want to Anywhere. Any Commitment. Cancel anytime. 0% found this document useful 0 votes903 views6 pagesDescriptionAgenda KepemimpinanCopyright© © All Rights ReservedAvailable FormatsDOCX, PDF, TXT or read online from ScribdShare this documentDid you find this document useful?0% found this document useful 0 votes903 views6 pagesAgenda Kegiatan PimpinanJump to Page You are on page 1of 6 You're Reading a Free Preview Pages 4 to 5 are not shown in this preview. Reward Your CuriosityEverything you want to Anywhere. Any Commitment. Cancel anytime. Agenda Kerja Pimpinan dan Agenda Perjalanan DinasAgenda Kerja Pimpinan dan Agenda Perjalanan DinasZuhdan Kamal AbdillahAgenda Kerja Pimpinan dan Agenda Perjalanan Dinas Menurut Sumarto 2009, —Agenda kerja pimpinan adalah jadwal kerja pimpinan yang disusun berdasarkan waktu kegiatan dan janji- janji yang telah disetujui oleh pimpinan“. perjalanan bisnis/dinas pimpinan adalah perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan suatu lembaga atau perusahaan dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan/tugas bisnis perusahaan.

berikut yang dimaksud jadwal kegiatan pimpinan yaitu